Odoo đã làm được rất nhiều việc trước khi ai phải viết một dòng code. Bài viết này giúp doanh nghiệp tại Hong Kong và Singapore quyết định nên giữ nguyên bản chuẩn phần nào, cấu hình phần nào và tùy biến phần nào là xứng đáng.
Nhiều doanh nghiệp đang tăng trưởng vận hành trên các hệ thống tách biệt: một công cụ cho kế toán, một công cụ cho kho, bảng tính cho đơn bán hàng và vài chuỗi email để giữ mọi thứ kết nối. Odoo đưa các chức năng này về một nền tảng, và với đa số đội ngũ, câu hỏi đầu tiên sau khi chọn Odoo là nên thay đổi bao nhiêu. Câu trả lời quyết định chi phí, tiến độ và mức độ dễ mở rộng của hệ thống cùng doanh nghiệp.
Bài viết dành cho founder, giám đốc điều hành và lãnh đạo tài chính, vận hành tại Hong Kong và Singapore đang cân nhắc Odoo lần đầu. Bài giải thích Odoo cung cấp gì sẵn có, cách chọn giữa cấu hình, Odoo Studio và custom module, và cách lập kế hoạch dự án đầu tiên để tùy biến trở thành tài sản chứ không phải gánh nặng.
Các hệ thống tách biệt tạo ra công việc không hiện trên hóa đơn nào. Đơn hàng bị nhập hai lần, số tồn kho lệch với ghi nhận bán hàng, và việc chốt sổ cuối tháng phụ thuộc vào một người đối chiếu các bản xuất dữ liệu. Từng công cụ có thể chạy tốt riêng lẻ, nhưng doanh nghiệp vẫn trả giá cho khoảng trống giữa chúng.
Odoo giải quyết bằng cách cung cấp các ứng dụng bán hàng, mua hàng, kho, kế toán, sản xuất và nhiều ứng dụng khác trên một nền tảng dùng chung dữ liệu khách hàng, sản phẩm và sổ cái. Khi một đơn bán hàng được xác nhận, việc giao hàng, hóa đơn và bút toán kế toán đều đi ra từ cùng một bản ghi. Với doanh nghiệp thương mại, phân phối và sản xuất, đây thường là lý do chính để dùng Odoo. Đó cũng là lý do tùy biến cần được cân nhắc kỹ: mỗi thay đổi đều chạm vào dữ liệu mà nhiều đội cùng dựa vào.
Odoo được thiết kế để dễ áp dụng. Đội ngũ có thể bắt đầu với những ứng dụng cần thiết, như bán hàng và kế toán, rồi bổ sung kho, sản xuất hoặc ứng dụng khác khi doanh nghiệp lớn lên. Các quy trình chuẩn bao phủ phần lớn hoạt động hằng ngày, nên dự án đầu tiên thường cần cấu hình hơn là code mới.
Cách làm này cũng nhẹ ngân sách hơn. Tính năng chuẩn do Odoo duy trì và tự đi theo các phiên bản mới, còn mỗi thay đổi tùy biến lại thêm một thứ doanh nghiệp phải kiểm thử, ghi tài liệu và bảo trì. Bắt đầu từ sản phẩm chuẩn giúp dự án đầu tiên gọn trọng tâm, và còn chỗ để bổ sung cải tiến sau khi đội ngũ đã làm việc trong hệ thống vài tuần.
Chi phí một dự án Odoo phụ thuộc vào phạm vi, số lượng người dùng và các ứng dụng bạn chọn, nên không có một con số chung cho mọi công ty. Bước thực tế là mô tả hoạt động của bạn cho một đội ngũ có thể xác định phạm vi.
Hầu hết yêu cầu có thể đáp ứng bằng nhiều cách, và cách thực hiện một thay đổi ảnh hưởng đến công sức duy trì nó. Bảng dưới đây so sánh ba cách tiếp cận phổ biến.
Cách tiếp cận
Phù hợp nhất cho
Công sức bảo trì
Ai nên sở hữu
Cấu hình chuẩn
Thiết lập, quy trình, thuế, quy tắc phê duyệt, mẫu chứng từ
Thấp nhất; tự đi theo các phiên bản Odoo mới
Chủ quy trình nghiệp vụ cùng đối tác triển khai
Odoo Studio
Thêm trường, view đơn giản, tự động hóa và báo cáo cơ bản
Trung bình; thay đổi cần được ghi lại và rà soát
Key user đã được đào tạo, có đối tác giám sát
Custom module
Logic Odoo không có sẵn, tích hợp đặc thù, quy trình theo ngành
Cao nhất; cần review code, kiểm thử và tài liệu
Lập trình viên làm việc dưới version control
Cách thực hiện một thay đổi ảnh hưởng đến công sức bảo trì nó
Hãy đọc bảng từ cột bên phải trước. Câu hỏi dự báo chi phí dài hạn là hai năm nữa ai sẽ chăm sóc thay đổi này, không phải hôm nay làm xong nhanh đến đâu.
Một quy tắc thực tế là chỉ đi xuống hàng dưới khi hàng trên không đáp ứng được nhu cầu. Studio thuộc Odoo Enterprise, nên hãy xác nhận phiên bản bạn định dùng trước khi dựa vào nó.
Doanh nghiệp tại Hong Kong và Singapore thường làm việc với nhiều đồng tiền, giao dịch với đối tác ở nhiều quốc gia và phát hành chứng từ bằng nhiều ngôn ngữ. Một phần nhu cầu này đã được tính năng chuẩn của Odoo xử lý, như kế toán đa tiền tệ và chứng từ đa ngôn ngữ. Phần còn lại là nhu cầu riêng của từng công ty, như chuỗi phê duyệt, bố cục báo giá hay kết nối với đơn vị logistics.
Yêu cầu về thuế và hóa đơn khác nhau giữa hai thị trường và có thể thay đổi, nên hãy xác nhận bản địa hóa (localization) cần dùng với kế toán và đối tác triển khai trước khi chốt phạm vi dự án. Tùy biến đáng làm nhất ở nơi nó hỗ trợ một quy trình tạo khác biệt cho doanh nghiệp, và kém đáng làm nhất ở nơi nó dựng lại một thứ Odoo đã có, chỉ khác đôi chút.
Trình tự dưới đây giúp kiểm soát tùy biến ngay từ đầu.
Lập bản đồ hoạt động hiện tại, gồm các hệ thống và bảng tính tách biệt đang dùng, và ghi lại chỗ dữ liệu bị nhập nhiều lần.
Chọn trước các ứng dụng Odoo bao phủ những quy trình quan trọng nhất, các giai đoạn sau để sau.
Chạy quy trình chuẩn với dữ liệu thật của bạn trong môi trường thử nghiệm và ghi lại những chỗ chưa khớp.
Phân loại từng khoảng trống thành cấu hình, Studio hoặc custom module, và gắn cho mỗi hạng mục tùy biến một lý do nghiệp vụ và một người sở hữu.
Nhập dữ liệu sạch, đào tạo đội ngũ và go-live các quy trình cốt lõi.
Rà soát sau vài tuần dùng thực tế, rồi quyết định cải tiến nào đáng tùy biến thêm.
Mỗi bước tạo ra thứ doanh nghiệp dùng được, ngay cả khi bước kế tiếp bị trì hoãn.
Odoo phát hành phiên bản mới thường xuyên, và nâng cấp (upgrade) là đưa một database hiện có lên phiên bản mới hơn. Quy trình được ghi trong tài liệu của Odoo đi theo thứ tự rõ ràng: yêu cầu một database thử nghiệm đã nâng cấp, kiểm tra, sửa các vấn đề, rồi mới nâng cấp production. Cấu hình chuẩn đi theo phiên bản mới với rất ít công sức, còn custom module thường phải được rà soát lại với phiên bản mới.
Vì vậy, hãy chọn phương pháp nhẹ nhất cho mỗi thay đổi, giữ code tùy biến trong version control và ghi lại lý do tồn tại của từng tùy biến. Làm vậy ngay từ dự án đầu tiên sẽ giúp các lần nâng cấp sau dễ dự đoán.
GCT Solutions là đối tác Odoo chính thức mới tại Việt Nam. Chúng tôi làm việc với doanh nghiệp tại Hong Kong và Singapore về triển khai, tùy biến, tích hợp, di chuyển dữ liệu (migration) và đào tạo Odoo. Vì mới trở thành đối tác, GCT chưa có danh mục dự án dài để trích dẫn, và bài viết này không khẳng định điều đó. Điều chúng tôi mang lại là một đội ngũ xuất phát từ sản phẩm Odoo chuẩn và coi tùy biến là quyết định cần có lý do.
Quan hệ đối tác không thay thế cho các tiêu chí trong bài. Dù chọn ai, bạn cũng nên yêu cầu họ giải thích được sẽ dùng cách nào cho từng yêu cầu, ai sẽ sở hữu nó về sau và nó sẽ được xử lý ra sao khi nâng cấp.
Một hệ thống Odoo tùy biến nặng vẫn có thể khỏe mạnh, và một hệ thống tùy biến nhẹ vẫn có thể gặp vấn đề. Điều quan trọng là mỗi thay đổi có lý do, có người sở hữu và có kế hoạch cho lần nâng cấp kế tiếp. Với doanh nghiệp chuyển từ các hệ thống tách biệt sang một nền tảng, khởi đầu vững nhất là áp dụng sản phẩm chuẩn, học từ việc dùng thực tế và tùy biến ở nơi tạo ra giá trị rõ ràng.
Đọc tiếp: Modular Method for Enterprise Resource Planning (ERP): Definitions, Examples, Benefits
GCT Solutions giúp doanh nghiệp chuyển từ các hệ thống tách biệt sang một nền tảng Odoo, với phạm vi phù hợp hoạt động của họ. Dịch vụ triển khai và tùy biến Odoo của chúng tôi bao gồm triển khai, tùy biến, tích hợp, di chuyển dữ liệu và đào tạo cho doanh nghiệp tại Hong Kong, Singapore và các thị trường khác. Chi phí được tùy chỉnh theo phạm vi của bạn, nên bước tiếp theo tốt nhất là trao đổi với đội ngũ của chúng tôi.
Có, khi mỗi tùy biến có lý do nghiệp vụ, có người sở hữu và dùng phương pháp nhẹ nhất phù hợp. Cấu hình chuẩn và các thay đổi Studio được làm tốt thường dễ đi theo phiên bản mới hơn code tùy chỉnh, còn custom module nên được giữ trong version control kèm tài liệu.
Tùy thay đổi. Studio, thuộc Odoo Enterprise, phù hợp với việc thêm trường, view đơn giản và tự động hóa cơ bản. Logic Odoo không có sẵn, hoặc tích hợp với hệ thống bên ngoài, thường cần custom module.
Chi phí được tùy chỉnh theo phạm vi, số lượng người dùng và các ứng dụng Odoo bạn cần. Triển khai, tùy biến, tích hợp, di chuyển dữ liệu và đào tạo được báo giá theo phạm vi. Hãy liên hệ đội ngũ của chúng tôi để nhận báo giá phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Thường là không. Bắt đầu với quy trình chuẩn đơn giản hơn và nhẹ ngân sách hơn, và việc dùng thực tế sẽ cho thấy tùy biến nào đáng xây.
Odoo documentation, Upgrade (Tài liệu Odoo, mục Upgrade)