Đối với các doanh nghiệp, hợp tác với một công ty phát triển phần mềm sẽ hợp lý hơn so với việc xây dựng đội ngủ IT nội bộ. Nhưng rủi ro của việc thuê ngoài phát triển phần mềm cũng khá cao; nên để giảm thiểu rủi ro, bạn phải chuẩn bị hợp đồng thuê ngoài phát triển phần mềm thật kỹ lưỡng. Bài viết này sẽ định nghĩa hợp đồng thuê ngoài phần mềm, mô tả 2 loại hợp đồng thuê ngoài phát triển phần mềm và nêu rõ 10 điều khoản mà mọi hợp đồng thuê ngoài phát triển phần mềm phải có.
Hợp đồng thuê ngoài phát triển phần mềm là một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý giữa bạn, với tư cách là khách hàng, và công ty phát triển phần mềm. Hợp đồng nêu rõ những gì bạn mong đợi từ nhà cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm.
Nhà cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm có thể yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu bí mật, tài sản trí tuệ hoặc thậm chí tài sản thương mại của bạn. Để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp mình, bạn cần yêu cầu đối tác của mình ký một Thỏa thuận bảo mật.
Nhưng trước tiên, chúng ta hãy cùng xem 2 loại hợp đồng thuê ngoài phát triển phần mềm, sau đó chọn loại phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Hợp đồng thuê ngoài phát triển phần mềm theo kiểu phòng thí nghiệm được sử dụng với một nhóm bao gồm các thành viên cố định. Một dự án gia phát triển phần mềm theo kiểu phòng thí nghiệm được lên kế hoạch cho một khung thời gian và ngân sách cụ thể. Hợp đồng kiểu phòng thí nghiệm có những lợi thế rất nổi bật, ví dụ như kiểm soát nhân sự và ngân sách chặt chẽ.
Hợp đồng thuê ngoài phát triển phần mềm theo dự án được ký kết giữa bạn, với tư cách khách hàng, và một công ty cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm. Các thành viên trong dự án không được coi là nhân viên chính thức vì công việc của họ thường không có ngày hết hạn. Loại thỏa thuận thuê ngoài phát triển phần mềm này này mang lại nhiều lợi ích cho công ty phát triển phần mềm vì họ có thể thiết lập giờ làm việc linh hoạt và làm việc cho nhiều dự án đồng thời.
Mô tả dịch vụ
Một trong những điều phải có trong mọi hợp đồng là mô tả chi tiết về dự án thuê ngoài phát triển phần mềm và phạm vi của dự án.
Phần này cần bao gồm:
Yêu cầu đối với các dịch vụ thuê ngoài phát triển phần mềm.
Mô tả chi tiết đối với từng phần của các dịch vụ.
Tiêu chuẩn của các dịch vụ phần mềm, ví dụ như tiêu chuẩn quốc tế.
Bạn có thể thêm một phần mô tả các công việc trong các dịch vụ, nhưng không được đề cập trong phần mô tả công việc.
Khi bạn đã xác định mô tả chung của thỏa thuận thuê ngoài phát triển phần mềm, bạn có thể đi vào các chi tiết cụ thể, chẳng hạn như đầu ra sản phẩm dự kiến sau một khoảng thời gian.
Bạn cần phải biết chính xác số tiền bạn phải trả cho các dịch vụ thuê ngoài phát triển phần mềm.
Số tiền thực tế phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cả phạm vi dự án và các yêu cầu.
Đối với thuê ngoài phát triển phần mềm ở nước ngoài, bạn cần phải xem xét biến động tỷ giá hối đoái. Bạn có thể cố định tỷ giá hoặc cho phép tỷ giá phụ thuộc vào tỷ giá hối đoái tại thời điểm giao dịch được thực hiện.
Ngoài ra, bạn nên nêu rõ liệu công ty cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm có chịu trách nhiệm cho tất cả các khoản thanh toán thuế tại quốc gia của họ hay không, hay họ có chịu trách nhiệm thanh toán cho nhân viên hay không.
Cần có các điều khoản liên quan đến điều kiện thị trường thay đổi, ví dụ như thay đổi như công nghệ mới hoặc cơ sở hạ tầng bổ sung.
Thời hạn của hợp đồng thuê ngoài phát triển phần mềm được đề cập rõ ràng giúp hai bên giám sát ngân sách và nguồn lực hiệu quả hơn.
Điều quan trọng cần ghi nhớ, điều khoản về thời lượng này nên liên quan đến việc chấm dứt sớm. Bạn có thể tránh được nguy cơ bị mắc kẹt trong một thỏa thuận dài hạn không mang lại lợi ích cho bạn. Bạn nên bắt đầu mối quan hệ thuê ngoài bằng cách sử dụng hợp đồng ngắn hạn với ngân sách khá nhỏ và sản lượng có thể đạt được. Nó cho phép bạn kiểm tra xem mọi thứ có hoạt động tốt hay không và quyết định có mở rộng cùng một dịch vụ gia công phần mềm CNTT với nhà cung cấp đó hay không.
Đối tác cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm của bạn có thể yêu cầu bạn chuyển giao hoặc cấp cho họ quyền truy cập vào các tài sản kinh doanh cụ thể để thực hiện công việc. Một số tài sản nhất định, như giấy phép phần mềm, có thể được chuyển nhượng với các khoản thuế bổ sung và các nghĩa vụ đóng dấu kèm theo. Hãy đảm bảo rằng các chi phí chuyển nhượng này được tính đến trong hợp đồng thuê ngoài dịch vụ phát triển phần mềm của bạn.
Quyền sở hữu sản phẩm phải được quan tâm cực kỳ cẩn thận trong quá trình thuê ngoài CNTT.
Để bảo vệ tài sản trí tuệ của công ty, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm ký Thỏa thuận bảo mật và Thỏa thuận không làm việc cho đối thủ cạnh tranh trong một khoảng thời gian nhất định.
Một số cách để bạn bảo vệ tài sản trí tuệ của doanh nghiệp:
Giấy chứng nhận sở hữu trí tuệ.
Nhãn hiệu cho phần mềm và các sản phẩm khác.
Bằng sáng chế.
Khi làm việc với một công ty cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm, bạn nên đảm bảo tất cả nhân viên của họ làm việc theo các thỏa thuận đã ký. Điều này sẽ giúp bảo vệ hợp pháp bí mật thương mại của bạn.
Đối tác phát triển phần mềm của bạn có thể yêu cầu quyền truy cập vào thông tin bí mật như dữ liệu nội bộ. Để đảm bảo bảo mật dữ liệu, cả bạn và đối tác đều phải tuân thủ luật pháp và các thỏa thuận.
Ví dụ, bạn phải tuân thủ GDPR ở Liên minh Châu Âu. Các thỏa thuận xử lý dữ liệu của công ty phải chứa những gì được xác định bởi Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR). Các thỏa thuận này phải nêu rõ cách bên thứ ba sẽ xử lý quá trình xử lý, duy trì, bảo mật, đáp ứng các yêu cầu về quyền truy cập và xóa dữ liệu cá nhân. Theo GDPR, nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài bị cấm thuê nhà thầu phụ mà không có sự đồng ý rõ ràng bằng văn bản của khách hàng. Các điều khoản bảo vệ dữ liệu tương tự áp dụng cho nhà thầu phụ nếu khách hàng cho phép họ.
Giám sát hiệu suất của các dịch vụ phát triển phần mềm là một hoạt động quan trọng và cần được diễn ra thường xuyên. Việc theo dõi hiệu suất này có thể giúp bạn thực hiện các biện pháp cải tiến nếu cần thiết.
Bạn cần kiểm soát các dữ liệu về:
Báo cáo nhiệm vụ.
Tần suất đánh giá.
Các thủ tục nếu việc cung cấp dịch vụ bị gián đoạn.
Tăng cường giám sát xem các dịch vụ có thấp hơn các tiêu chuẩn đã thỏa thuận hay không.
Tuy nhiên, nếu công ty phát triển phần mềm không thể đáp ứng các yêu cầu này ngay cả sau khi tăng cường giám sát và kiểm tra, thì điều khoản này cho phép công ty của bạn tham gia và nắm quyền kiểm soát và quản lý.
Nhà cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm thường đưa ra bản trình bày về khả năng và năng lực của mình trong việc cung cấp các sản phẩm cần thiết. Tương tự, công ty của bạn cần đảm bảo rằng bạn sẽ thực hiện các khoản thanh toán đúng thời hạn.
Nhìn chung, cả hai bên phải đưa ra các bảo đảm sau:
Công ty cung cấp phần mềm đưa ra bảo đảm rằng các dịch vụ của họ sẽ tuân thủ các quy định cụ thể của ngành và thực hiện các nhiệm vụ đầy đủ.
Doanh nghiệp của bạn cung cấp bảo hành cho tài sản hoặc thiết bị của mình.
Trách nhiệm pháp lý theo hợp đồng nêu rõ các nghĩa vụ mà công ty sản xuất phần mềm sẽ phải chịu trách nhiệm, chẳng hạn như thanh toán trong trường hợp mất dữ liệu, nghĩa vụ của các nhà thầu phụ, v.v.
Trách nhiệm trực tiếp và/ hoặc gián tiếp thường bị ràng buộc ở mức có thể bảo hiểm theo thỏa thuận bằng văn bản. Điều này được thực hiện nhằm xác định rõ ràng hơn các nghĩa vụ có thể dẫn đến việc vi phạm hoặc không thực hiện, còn được gọi là giới hạn trách nhiệm.
Cả hai khoản bồi thường và miễn trừ trách nhiệm pháp lý/ thiệt hại có thể được gọi chung là bồi thường. Chúng được đưa ra bởi cả nhà cung cấp và bạn.
Điều khoản bồi thường trong hợp đồng của bạn phải nêu rõ ràng rằng nhà thầu phải chịu trách nhiệm cho bất kỳ tổn thất nào mà bạn phải chịu do sự bất cẩn hoặc không thực hiện nghĩa vụ của họ. Nó đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm sẽ bù đắp bất kỳ tổn thất nào đồng thời bảo vệ doanh nghiệp của bạn.
Đối với những thiệt hại phải chịu cả trong và sau dự án, điều khoản bồi thường được áp dụng.
Nếu một thỏa thuận phát triển phần mềm không thành công, đặc biệt là nếu nó tốn nhiều tiền hơn mức cần thiết, thì thỏa thuận đó nên có một lựa chọn từ bỏ rõ ràng.
Bạn có thể giành lại quyền kiểm soát dự án phần mềm bằng cách chấm dứt hợp đồng sớm. Bạn có hai lựa chọn: tự kiểm soát hoặc giao nó cho một nhà cung cấp khác.
Nhưng quá trình này cần có thời gian. Vì vậy, hợp đồng nên có một điều khoản từ bỏ để đảm bảo rằng việc chấm dứt không gây tổn hại nghiêm trọng cho cả hai bên.
Bạn nên nói rõ phải đưa ra thông báo bằng văn bản bao nhiêu ngày trước khi quá trình chấm dứt hợp đồng có thể bắt đầu. Điều khoản chấm dứt phải nêu rõ:
thủ tục bàn giao tài sản và máy móc của công ty.
mọi nghĩa vụ hủy bỏ.
các hình phạt áp dụng đối với nhà cung cấp dịch vụ do không thực hiện nghĩa vụ.
quyền sở hữu trí tuệ sau khi hợp đồng chấm dứt.
Kết luận
Chìa khóa để có một hợp đồng thuê ngoài phát triển phần mềm chặt chẽ là cẩn thận và nghiên cứu kỹ lưỡng. Nó giúp đối tác cung cấp dịch vụ phần mềm của bạn của bạn dễ dàng hơn trong việc làm rõ các kỳ vọng về quá trình làm việc và sản phẩm. Hãy sử dụng các gợi ý mà chúng tôi đưa ra để dễ dàng viết một hợp đồng thuê ngoài phát triển phần mềm chặt chẽ nhé!
GCT Solutions đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc triển khai giải pháp AI và phát triển các nền tảng số hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả vận hành một cách rõ ràng và có thể đo lường. Với năng lực về AI Services, AI Consulting, Platform Modernization and Software Engineering chúng tôi giúp tổ chức mở rộng quy mô công nghệ, tối ưu hoạt động và đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.